如何把一天用到极致？
内容来源：本文为中信出版新书《5分钟商学院：工具篇》读书笔记。笔记侠作为合作方，经授权发布。
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第 2185 篇深度好文：6162 字 | 8 分钟阅读
完整笔记·《5分钟商学院》·商业思维
本文新鲜度：★★★★★+ 口感：松茸汽锅鸡
在这个休息和运动都在讲究效率的时代，高效处理事情的能力变得愈发重要。工作中、生活中，事情永远做不完，时间永远不够用，怎么办？
时间管理高手、商业顾问刘润，他将把他的私藏工具箱一次性交付给你，从工作到生活，为你时间管理全面支招。
高效管理时间，越早下手越好。
第二，日历。
邮件存在“邮件服务器”，日历、联系人同样存在服务器。要把一切事情，都放进日历。
有同事邀请你开会？请他用邮件发“会议邀请”，点击“接受”，日历中就会多出一条日程。
定了航班，收到短信、邮件确认？把航班、酒店、信用卡还款信息等，变成一条条日程，放进日历。
我的时间颗粒度是30分钟，我会把所有占用时间的事放进日历。
当同事问我：
周三下午有半小时时间开会吗？
我会立刻打开邮件客户端查看日历，然后回答：
2点到3点可以，发个会议邀请给我。
收到邀请，我会把日程标为红色。红色表示重要且紧急的事，蓝色表示重要但不紧急的事。
周三下午2点快到了，提前15分钟，手机提醒我：
15分钟后，在三楼会议室开会。
提醒非常重要。
约了会议，把提醒设为提前15分钟；
约了晚饭，设为提前1小时；
定了航班，设为提前2小时；
朋友生日，设为当天早上10点。
微软的Office 365还可以请助理帮忙安排行程。
清晨，手机响起，一则行程跳出：
1.5小时后，司机来酒店接我去客户办公室。
在这之前，我需要吃早餐、退房。退房时需要的发票抬头、税号、司机电话、客户联系人姓名、职位，都在这则日程中。
这就是日程管理，这就是效率。
第三，联系人。
从1998年开始，我坚持把联系人信息都存在云端，我的联系人现在已经有5 761人了。
坦白说，我记不住每个人，但是联系人工具可以。
很久没联系的人给我打电话，我拿起手机就说：
×××，好久不见啊。
他非常惊讶：
这么久没联系，你还记得我啊？
使用联系人工具要注意以下几点：
第一，输入电话号码时，一定要加上国别、区号。
比如上海的固定电话：61888888。
在名片上这么印电话的人没有国际视野，我们在手机里要把电话号码存为“+86(21)61888888”。
因为如果在美国，拨打61888888，是拨不到上海的。
第二，认识新朋友之后，可以和他合张影，然后把他的头像存入联系人。这样，当他打来电话时，手机屏幕上就会出现他的照片。
第三，可以将朋友的生日、各种纪念日、孩子的生日、爱好等重要的信息存在联系人中，并设置提醒。
把最基础的“邮件、日历、联系人”用到极致，会拥有神奇的效率。
下面介绍一款我正在使用的协同软件Teambition，以它为例，介绍协同软件的价值。
第一，自动化的PDCA循环（全面质量管理的思想基础和方法依据，即plan、do、check、action）。
某团队负责人突然有个想法，想安排员工去执行，可以用微信说一段语音，或写两句文字。但是，这样做会有两个风险：
1. 团队负责人会忘掉；
2. 员工会忘掉。他们很可能都不会“主动”想起来。
在Teambition中，创建一个“任务”，设好3W（Who do What by When），也就是：执行者、任务内容、截止时间。
员工收到“新任务提醒”后，可以把任务从“待处理”泳道拖到“进行中”泳道。
“泳道”是协同软件中的行话，意思是一个个步骤，就像游泳池的一条条独立泳道。
所有任务，最终只能被完成，或者被取消，不能被忘掉。
第二，强制化的SMART原则。
在Teambition或者类似的协同软件中，都可以设定每个任务的截止时间，这就强制设定了SMART原则（S=Specific、M=Measurable、A=Attainable、R=Relevant、T=Time-bound）中的T：Time‐based（截止期限）。
还可以在任务模板里，专门定义S‐M‐A‐R四个字段，要求每一项任务都强制符合SMART原则，否则无法创建。
50个实用性和可操作性兼备的商业工具，
通过日常生活中的鲜活案例，举一反三，
不仅告诉你是什么，更告诉你如何用。
第三，可视化的Scrum（迭代式增量软件开发过程，通常用于敏捷软件开发）方法。
协同软件可以用软件代替白板。用软件替代白板最大的好处，是把Scrum的冲刺看板从人调整便签的“主动工具”变成软件提醒的“被动工具”。可视化程度和工作效率都会大大提高。
当然，除了Teambition，还有很多其他不错的协同软件，比如Trello（团队协作软件）、Worktile（团队协同工具）、Tower（团队协作工具），都各有特色。团队可以根据自己的情况，选择 使用。
第三，跳绳。
更好的休息方式是运动。
健身有四个目的：减肥、增加身体柔韧度、增大肌肉和训练心肺功能。这四个目的中，最关乎健康的，其实是训练心肺功能。
训练心肺功能，跑步、游泳是不错的方式。但对于时间颗粒度极小的我来说，跑步、游泳的效率实在是太低了。
我做了不少研究，也请教了很多专家，最后选择了从训练心肺功能角度来看，效率更高的运动方式：跳绳。
跳绳5分钟，相当于慢跑半小时。
姿势正确的话，跳绳对膝盖的伤害只有跑步的七分之一。
把手机立在桌子上，可以便捷有效地代替电脑。
我的手机支架，不用时就像一张信用卡，可以放在钱包里。坐下来后，从钱包里拿出手机支架，从口袋里拿出蓝牙键盘，瞬间就能创造一个办公环境。
这套移动办公系统，可以极大地提高工作效率，充分利用碎片时间。
第三，蓝牙耳机手环+电话会议音响+主动降噪耳机。
营造更健康、轻松、有效的音频环境。
得到的“每天听本书”，在坐车、走路、候机时，用二三十分钟的零散时间听完一本书的解读，非常高效，奠定了我一年200~300本书的基础涉猎量，极大地拓展了我的知识边界。
如果听到的某本书很值得精读，我就会在多看阅读上购买这本书的电子版，仔细阅读。
多看阅读的三个功能对我来说特别重要：语音朗读全书、笔记自动同步、分享到朋友圈。
笔记自动同步功能，可以把我标注的每一个句子，写的每一条感悟，自动同步到印象笔记。
有些书是得到、多看阅读都没有的，我会去亚马逊购买。
组合使用得到、多看阅读、Kindle这三个电子阅读器，我每年的阅读量至少是100本书。
在办公室、家里、机场休息室，我都会在白板上记录思考内容。
怎样才能把这些白板笔记放进收集篮呢？
可以打开扫描全能王，对准白板，它会自动识别白板边界。点击“拍照”，就能看到把角度摆正、拉平、做过增强和锐化的白板图。
值得一提的是，印象笔记支持在图片里搜索文字。
比如，在印象笔记里搜索“创新”这两个字，刚刚从扫描全能王同步过来的白板图就会显示出来。而且，图片中我手写的非常潦草的“创新”两个字，都会被高亮标记。
第二，名片识别软件。
印象笔记的高级用户可以直接把印象笔记当成名片识别软件，把名片扫描进手机，同时存在印象笔记和手机联系人中。
更神奇的是，如果这张名片的主人有领英账户，它会自动从领英账户获取这个人的最新信息，甚至可以扫描旧名片，获得新信息。
第三，其他各种收集器。
电子邮件 —— 每个印象笔记账户都有一个对应的邮件地址。收到电子邮件，把它转发到对应的邮件地址，这封邮件就被放入收集篮了。
如果觉得邮件地址不好记，可以建立一个名为“我的印象笔记”的联系人，转发邮件时抄送这个名字就可以了。
微信文章 —— 在微信里，搜索并关注“我的印象笔记”公众号，按照提示把微信账号和印象笔记账户相关联。以后看到值得收藏的文章，就可以一键放进印象笔记了。
微博文章 —— 也可以把微博账号和印象笔记相关联。看到任何想收藏的微博，在这条微博下面留言“@我的印象笔记”，这条微博就会自动同步到印象笔记里。
网页新闻 —— 可以在浏览器上装一个“印象笔记·剪藏”的插件，浏览网页时，看到任何有价值的文章，一点图标，就可以把这个网页的内容剪藏到印象笔记。
这些信息收集工具，目的都是为了让收集篮开口足够大，让印象笔记（或者其他类似软件）作为唯一的中心，管理所有的知识。完全收集之后，才能完善处理和完整回顾。
再比如搜索有关宇宙大爆炸的学术文献。输入“宇宙大爆炸”，各种八卦、新闻充斥屏幕。怎么办？
很多学术文章的格式都是PDF（便携式文件格式），可以搜“宇宙大爆炸filetype（文件类型）：PDF”。这样，只有包含“宇宙大爆炸”的PDF文件才会出现。
第二，善用关键词。
掌握搜索工具的技巧，还不够。真正“自己拿”的核心，是选对搜索的关键词。巧妙选择、修改关键词，不断接近答案。
因为是中国东方航空的白金卡用户，我只用10分钟就到了贵宾休息室。
在用贵宾身份换来的昂贵的30分钟里，我打算梳理一个新观点。我拿出平板电脑，用手写笔在上面画起了模型。
广播响起，我的航班准点登机了。我把模型存入印象笔记，前往登机口。
上了飞机，我戴上主动降噪耳机，飞机的轰鸣声随之消失。
打开Kindle阅读器，用“快速阅读法”，翻完4本最近想读的书。这些书都很有见地，但核心观点其实一篇文章也能讲清楚。
看完书后有点儿困，我戴上眼罩，把“吃饭别叫我”那一面朝外，开始睡觉。
在飞机落地的震动中，我被摇醒了。看了一眼手腕上的智能手环，今天我累计睡了8.5小时。达标！打开手机，日程提醒跳出来，告诉我接车司机的姓名、电话和车牌号。
上车后接到一个电话，是个多年没见的老朋友。
我从智能手环上取下蓝牙耳机，戴到耳朵上说：
张总，好久不见啊。
他说：
听说你来北京了？晚上要不要聚聚啊？
我说：
稍等，我看下日程。
我用手机查完日程，说：
我的助理非常擅长把我的时间排得很满。我最后一个会议是21：30结束。21：30我们在××酒店聊一会儿？
他说：
好，一言为定。
挂了电话，微信绑定的Teambition协同软件提醒我，同事又给我安排了三项工作任务。
我打开任务看板，看了下新任务，然后在日程里锁死几个专门完成任务的时间。安排完工作，又回复了几条《刘润·5分钟商学院》的留言，就到了今天的活动会场。
下车时，所有工作又都安排完了，一身轻松。
到达会场，主办方为我准备了快餐。我迅速吃完，进入主会场。
今天要和几位我非常尊敬的嘉宾同台演讲。
坐下来后，我拿出手机支架和折叠蓝牙键盘，连上手机，认真做笔记，并存到印象笔记里。受几位嘉宾的启发，我突然有了几个灵感，迫不及待地把它们记录下来，放入收集篮。
演讲完毕，请我做顾问的客户接我去晚宴。
路上的1小时，和客户讨论项目进展。聊着聊着，我问：
你有没有读过最近的一份新零售分析报告？里面的数据和洞察很有价值。
他说没有。我拿出手机，打开百度网盘，把分析报告分享到客户的微信。所有资料都在手边，随时随地可分享，极大提高了我们的沟通效率。
到了晚宴现场，看到很多新老朋友。有个人和我聊天，但我心里特别抱歉，想不起他叫什么了。我说：
我们合张影吧。
拍完照后，手机立刻显示出了他的姓名，并把我们以前的合影都列了出来。
晚饭后，我赶快回到房间，因为20：30有个电话会议。
拿出蓝牙音响，连上手机，放松地躺进沙发，对着房间开始说话，彼此声音清晰，就像对方在房间里一样。
没轮到我发言时，我就拿出跳绳运动几分钟。
21：15，手机提醒我，15分钟后要和老朋友见面。
电话会议结束，我来到行政酒廊，点了杯可乐，等朋友来。他如约而至，我们一起回忆在微软的峥嵘岁月，时而唏嘘不已，时而哈哈大笑。
22：30，我已经躺在酒店的床上了。最后一次回复《刘润·5分钟商学院》的留言，清空收集篮，看Teambition看板，刷朋友圈。
所有的事情都已清空，一身轻松。
为了保证睡眠，我设置了晚11点到早7点的勿扰模式。不在白名单里的电话，都不闪屏、不响铃、不振动。
到了23：00，我的手机自动进入“勿扰”状态，整个世界都安静了。我用蓝牙音响放了15分钟雨水打在窗户上的白噪音，甜甜地睡去。
充实但不焦虑的一天结束了。我不忙，我只是时间不够。
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